Centralna e-Rejestracja (CeR) w Twojej placówce: obowiązki, terminy i przygotowanie krok po kroku [Listopad 2026 r.]

Rządowy system Centralnej e-Rejestracji (CeR) działa już w polskiej ochronie zdrowia od 2024 r, a od początku 2026 roku jest obowiązkowy dla pierwszych zakresów. Od lipca 2026 weszły w życie nowe skutki finansowe dla podmiotów objętych obowiązkiem. Jeśli Twoja placówka realizuje umowę z NFZ, to najwyższy czas na audyt gotowości systemów i rejestracji. Prawidłowo wdrożona CeR to nie kolejny biurokratyczny obowiązek, ale realne odciążenie personelu i koniec z blokowaniem slotów przez nieodwołane wizyty. 

Czym jest Centralna e-Rejestracja i dlaczego powstaje?

Centralna e-Rejestracja to zintegrowany mechanizm teleinformatyczny oparty na platformie P1 (systemie informacji w ochronie zdrowia). Jego zadaniem jest spięcie grafików przyjęć ze wszystkich placówek medycznych w jeden przejrzysty ekosystem.

Dla pacjenta oznacza to wygodę: zamiast dzwonić do kilku przychodni, może dokonać tzw. zgłoszenia centralnego w dowolnym momencie przez Internetowe Konto Pacjenta (IKP). Co ważne, system nie wyklucza tradycyjnych kanałów – pacjent nadal może zapisać się bezpośrednio w rejestracji przychodni lub przez telefon.

Dla Twojej placówki CeR oznacza przede wszystkim koniec z tzw. sztucznymi kolejkami. Ustawa wprowadza sztywną regułę: jedno e-skierowanie pozwala na rejestrację tylko u jednego świadczeniodawcy. Pacjent nie zablokuje już terminów w trzech różnych miejscach naraz.

⚠️W skrócie: Pacjent z e-skierowaniem nie musi już dzwonić do kilku przychodni w mieście. Wchodzi na IKP, widzi wolne terminy w systemie CeR i rezerwuje wizytę samodzielnie. Placówka otrzymuje wpis bezpośrednio do swojego systemu gabinetowego.

Pobierz: Checklista dla placówek: Centralna e-Rejestracja (CeR)

Kogo i od kiedy dotyczy CeR? (Harmonogram wdrożenia)

Wdrożenie CeR odbywa się etapami – w pierwszej kolejności system obejmuje świadczenia pilotażowe i wybrane zakresy specjalistyczne, a docelowo wszystkie podmioty realizujące umowy z NFZ.

• Etap I (Pilotaż i pierwsze świadczenia): pierwsza wizyta u kardiologa, mammografia (profilaktyka raka piersi), test HPV HR (profilaktyka raka szyjki macicy).

• Etap II (Docelowy): Trwa od 1.08.2026 (okres dostosowawczy do 31.01.2027) i obejmuje m.in.: choroby naczyń, choroby zakaźne, endokrynologię, hepatologię, immunologię, nefrologię, neonatologię. Do końca 2027 r. CeR ma objąć ok. 40 świadczeń.

Na osi czasu projektu w trakcie trwania Etapu I pojawiły się dwa ważne terminy, które mają bezpośredni wpływ na finanse placówek objętych CeR:

• 1.06.2026 r. – jeśli do tego dnia placówka objęta Etapem I nie udostępniła aktualnych harmonogramów przyjęć w systemie P1, NFZ wstrzymywał wypłatę środków za te świadczenia nawet na 3 miesiące (art. 154a ust. 1),
• od 1.07.2026 r. – od tego momentu NFZ finansował wyłącznie te wizyty, których termin został wyznaczony bezpośrednio przez Centralną e-Rejestrację (art. 154a ust. 2).

Dla Etapu II obowiązuje zasada 5 / 6 miesięcy. Gdy dane świadczenie pojawi się w rozporządzeniu, dla Twojej placówki rusza zegar z dwoma kluczowymi terminami:

• 5 miesięcy (Udostępnienie grafików): W tym czasie musisz przekazać do systemu P1 harmonogramy przyjęć wraz z wolnymi terminami wizyt.
• 6 miesięcy (Pełny start zgłoszeń): Najpóźniej po tym czasie pacjenci muszą mieć możliwość dokonywania zgłoszeń centralnych na to świadczenie.

Pobierz: Checklista dla placówek: Centralna e-Rejestracja (CeR)

Zakres świadczeń włączanych do CeR określa w dedykowanych rozporządzeniach Minister Zdrowia, biorąc pod uwagę m.in. czas oczekiwania i liczbę oczekujących. Szczególnym nadzorem i regułami objęte są również ścieżki onkologiczne (z kartą DILO) oraz kardiologiczne (w ramach Krajowej Sieci Kardiologicznej).

Harmonogram rozszerzania CeR w 2027 r.:

• 1 lutego: neurologia, genetyka, geriatria, leczenie mukowiscydozy.
• 1 kwietnia: toksykologia, transplantologia, reumatologia, leczenie osób z AIDS lub zakażonych HIV, w tym opieka ARV.
• 1 czerwca: leczenie bólu, proktologia, urologia.
• 1 sierpnia: chirurgia ogólna, chirurgia klatki piersiowej, chirurgia plastyczna, chirurgia twarzowo-szczękowa, kardiochirurgia, gastroenterologia.
• 1 września: choroby metaboliczne (w tym rzadkie wrodzone wady metabolizmu u dzieci), diabetologia, otolaryngologia, audiologia i foniatria, logopedia.
• 1 października: neurochirurgia, ortopedia i traumatologia narządu ruchu, preluksacja, leczenie osteoporozy i wad postawy u dzieci i młodzieży.
• 1 listopada: położnictwo i ginekologia, alergologia, dermatologia i wenerologia, medycyna sportowa.
• 1 grudnia: okulistyka i leczenie zeza, hematologia, onkologia i hematologia dziecięca, onkologia, chirurgia onkologiczna, pediatria, choroby wewnętrzne.

Data objęcia rozporządzeniem a czas na wdrożenie: jak liczyć terminy?

Dzień, w którym dane świadczenie formalnie trafia do rozporządzenia Ministra Zdrowia, nie oznacza natychmiastowej rewolucji z dnia na dzień. Ustawodawca przewidział bezpieczny bufor na dostosowanie placówki: masz 5 miesięcy od tej daty na zasilenie systemu P1 aktualnymi harmonogramami i wolnymi terminami (art. 23i pkt 1) oraz 6 miesięcy na pełne uruchomienie dokonywania zgłoszeń centralnych dla pacjentów (art. 23i pkt 2). W ten sposób zyskujesz przestrzeń na konfigurację programu medycznego i przeszkolenie personelu rejestracji.

⚠️ Ważne dla zarządzających: Nawet jeśli Twoja specjalizacja wchodzi do CeR w późniejszej fali, dostosowanie systemów IT i przeszkolenie personelu wymaga czasu. Placówki, które zaczną integrację na ostatnią chwilę, ryzykują przestojami w rejestracji i problemami z rozliczeniami z NFZ.

Moduł Centralnej e-Rejestracji w MyDr EDM został zaprojektowany z myślą o obsłudze kolejnych zakresów świadczeń włączanych do CeR. Dzięki wspólnemu mechanizmowi integracji placówki mogą przygotowywać kolejne poradnie do pracy z systemem centralnym poprzez odpowiednią konfigurację oddziałów, harmonogramów i typów wizyt, zgodnie z wymaganiami danego zakresu 

4 kluczowe obowiązki placówki od momentu wejścia w CeR

Przejście na Centralną e-Rejestrację nakłada na świadczeniodawcę konkretne zadania operacyjne:

1. Przekazywanie i bieżąca aktualizacja harmonogramów

Placówka udostępnia w systemie P1 harmonogramy przyjęć z dostępnymi terminami na okres podany w przepisach (co najmniej 3 pełne miesiące kalendarzowe po miesiącu publikacji, maksymalnie do 5 lat w przód). W harmonogramie określasz m.in. miejsce udzielania świadczenia, tryb (wizyta stacjonarna czy teleporada) oraz odpowiednie kody procedur i rozpoznań. Grafiki muszą być aktualizowane na bieżąco – każdy zajęty termin musi natychmiast zniknąć z puli dostępnej dla innych.

2. Pożegnanie z tradycyjnymi listami oczekujących

To jedna z najważniejszych zmian operacyjnych: dla świadczeń objętych CeR nie prowadzi się dotychczasowych list oczekujących u świadczeniodawcy. Zastępuje je ogólnokrajowy centralny wykaz oczekujących. Jeśli placówka nie ma wolnego terminu w wymaganym okresie, pacjent trafia do rejestru centralnego i otrzymuje pierwszy zwolniony termin.

Pierwszy wolny termin to najbliższy chronologicznie, niezajęty slot w udostępnionym harmonogramie przyjęć danego świadczeniodawcy, który:

• spełnia kryteria wybrane przez pacjenta w zgłoszeniu centralnym (art. 23e ust. 6: m.in. lokalizacja, lekarz, forma stacjonarna/teleporada),
• uwzględnia przypisaną kategorię medyczną (stabilny / przypadek pilny) oraz uprawnienia do świadczeń poza kolejnością (art. 23g ust. 1),
• mieści się w określonym w rozporządzeniu okresie weryfikacji dostępnych terminów (art. 23h ust. 2 pkt 4).

Dwie sytuacje w praktyce rejestracji:

• Gdy termin jest dostępny od ręki:
  System automatycznie przypisuje pacjentowi najwcześniejszą wolną datę odpowiadającą jego kryteriom medycznym i organizacyjnym (art. 23g ust. 1).
• Gdy w zdefiniowanym horyzoncie brak wolnych terminów:
  Jeżeli wyznaczenie terminu nie jest możliwe w okresie określonym w przepisach wykonawczych, pacjent trafia do centralnego wykazu oczekujących (art. 23g ust. 3). Wówczas „pierwszym wolnym terminem” staje się każdy termin zwolniony w systemie (np. w wyniku odwołania wizyty przez innego pacjenta), który jest natychmiast automatycznie przydzielany kolejnej osobie z tego wykazu (art. 23g ust. 4).

Zasada dla pacjentów uprawnionych poza kolejnością

Dla osób ze szczególnymi uprawnieniami (np. Zasłużeni Honorowi Dawcy Krwi, kombatanci) „pierwszy wolny termin” w ambulatoryjnej opiece specjalistycznej (AOS) musi przypadać nie później niż w okresie 7 dni roboczych od dnia dokonania zgłoszenia centralnego, o ile wizyta nie jest możliwa w dniu zgłoszenia (art. 47c ust. 4a).

⚠️Ważny wyjątek – pacjenci kontynuujący leczenie: Centralny wykaz oczekujących dotyczy wyłącznie pacjentów pierwszorazowych. Terminy kolejnych wizyt dla osób będących w toku terapii ustala bezpośrednio placówka, zgodnie z indywidualnym planem leczenia.

3. Zgłoszenia centralne i obsługa odwołań

Pacjent może zapisać się przez IKP lub w Twojej rejestracji (osobiście bądź telefonicznie). Jeżeli termin ulegnie zmianie z przyczyn losowych, system powiadamia pacjenta, a Ty proponujesz nowy termin. Jeśli pacjent nie stawi się na wizytę i nie usprawiedliwi nieobecności siłą wyższą, zostaje wykreślony z harmonogramu i centralnego wykazu, a zwolniony termin natychmiast wraca do puli.

4. Integracja systemu gabinetowego

Obsługa CeR nie wymaga ciągłego przełączania się między programem przychodni a zewnętrznymi portalami, pod warunkiem że Twój dostawca oprogramowania medycznego zintegrował funkcjonalności CeR przez interfejsy P1.

Dobra wiadomość jest taka, że wdrożenie Centralnej e-Rejestracji nie musi oznaczać rewolucji na biurkach rejestracji ani pracy na dwóch ekranach jednocześnie. MyDr EDM ma moduł integracji z Centralną e-Rejestracją, dostępny od kwietnia 2026 r. Po skonfigurowaniu placówki system automatycznie synchronizuje harmonogramy, wolne terminy i wizyty z platformą P1 oraz pobiera rezerwacje dokonane przez pacjentów w IKP. Status synchronizacji i ewentualne błędy można monitorować bezpośrednio w MyDr. Moduł jest stale rozwijany o kolejne funkcjonalności i usprawnienia.

Sankcje i ryzyka: co grozi za brak gotowości?

Wdrażanie CeR jest powiązane z warunkami realizacji kontraktu z Narodowym Funduszem Zdrowia:

• Blokada finansowania procedur: Brak prawidłowego odnotowania wizyty w CeR może uniemożliwić jej poprawne rozliczenie w raportach statystyczno-finansowych.
• Chaos w rejestracji: Placówki bez zautomatyzowanej integracji będą zmuszone do podwójnego wprowadzania danych (do swojego systemu i platformy centralnej), co drastycznie wydłuży czas obsługi pacjenta przy okienku.

Ustawodawca powiązał wdrożenie CeR bezpośrednio z finansowaniem świadczeń przez Narodowy Fundusz Zdrowia:

• Wstrzymanie płatności (art. 154a ust. 1): Jeżeli placówka w terminie 5 miesięcy nie udostępni harmonogramów przyjęć w systemie P1, NFZ wstrzymuje wypłatę środków za te świadczenia (maksymalnie na 3 miesiące, bez prawa do odsetek).
• Brak zapłaty za wizyty (art. 154a ust. 2 i 4): Po upływie 6 miesięcy od wejścia świadczenia do CeR, Fundusz sfinansuje wyłącznie te świadczenia, których termin został wyznaczony w ramach centralnej e-rejestracji. Świadczenie udzielone z pominięciem CeR po prostu nie stanowi zobowiązania NFZ.

Jak przygotować placówkę w 4 krokach?

Pobierz: Checklista dla placówek: Centralna e-Rejestracja (CeR)

Co Twoja placówka zyskuje dzięki CeR?

Choć zmiana wiąże się z wysiłkiem wdrożeniowym, przynosi wymierne korzyści:

• Mniej pustych wizyt: Centralne przypomnienia SMS i łatwe odwoływanie wizyt przez aplikację mojeIKP uwalniają zablokowane terminy dla innych pacjentów.
• Mniej telefonów w rejestracji: Część pacjentów obsłuży się samodzielnie przez IKP, co odciąży linię telefoniczną w przychodni w godzinach szczytu.
• Transparentność i brak "podwójnych rezerwacji": Koniec z sytuacjami, w których ten sam pacjent blokuje terminy u trzech różnych kardiologów w regionie.

• Pełna zgodność z regułami rozliczeń NFZ: To gwarantuje płynność finansową i brak sporów o refundację wykonanych procedur.
  
  
  

Chcesz sprawdzić, jak wygląda automatyczna obsługa CeR w systemie gabinetowym?

Zamów bezpłatne demo i zobacz, jak MyDr automatycznie synchronizuje harmonogramy i wizyty z platformą P1, eliminując konieczność ich ponownego wprowadzania w systemie centralnym w standardowym procesie rejestracji.

Zamów demo